Организация документооборота

Опубликовано: 18 ноября 2014 | Отзывов: 0

Организация документооборота Документооборот — движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или правки.

Организация документооборота — это правила, в соответствии с которыми происходит движение документов в учреждении.

Организация документооборота предусматривает рациональное движение документов, включающее как операции с документами, так и все их перемещения в аппарате управления, т. е. их получение, рассмотрение, передачу на исполнение, организацию исполнения, удостоверения, оформления и отправки.

Документооборот является важной составляющей делопроизводства, так как определяет не только инстанции движения документов, но и скорость этого движения. В делопроизводстве документооборот рассматривается как функция коммуникации, реализация которой должна соотноситься, субординироваться с общими целями делопроизводства, информационным обеспечением деятельности управления предприятия, его документирования, хранения и использования ранее созданной информации.

С нечетким маршрутом движения документов в настоящее время связывают многие недостатки в организации документационного обеспечения управления.

Например, процесс документационного обеспечения принимаемого управленческого решения включает три составляющих:

информационную поддержку решения (обеспечение принимаемого решения достоверной и достаточной информацией);
документирование решения (создание распорядительного документа);
контроль за его выполнением (организация работы, выполнение задания, соблюдение определенных условий и т. д.).

Этот процесс состоит из сбора информации, подготовки проекта документа, его редактирования, согласования, изготовления, удостоверения. Каждая операция сопровождается перемещением документа в организации из одного структурного подразделения в другое, передачей от технических исполнителей к специалистам, а затем — к руководителям. Следовательно, скорость перемещения документов, качество выполнения каждой операции оказывают влияние на процесс управления в целом.

http://www.kancler.by/